Job

Afdelingssecretaresse

Wij zijn op zoek naar een collega binnen het secretariaatsteam om onze afdeling Integrated Vehicle Safety optimaal te ondersteunen.

Locatie

Helmond

Opleidingsniveau

mbo

Type

Vacature

Uren per week

Parttime - 20

Geïnteresseerd?

Nu solliciteren

Solliciteer

Wat ga je doen?

Binnen de TNO Unit Traffic & Transport is er een parttime (0,5FTE) vacature vrijgekomen voor de functie van afdelingssecretaresse (medior) voor de afdeling Integrated Vehicle Safety in Helmond. In deze parttime functie werk je voor de Research Manager en ben je het aanspreekpunt voor circa 70 medewerkers binnen de afdeling. Je werkt binnen een secretariaat van in totaal 6 personen, die elk hun eigen afdeling/manager ondersteunen.
Er hangt een professionele en gemoedelijke sfeer op het secretariaat. Naast een aantal gezamenlijke secretariaatstaken heb je een zelfstandige rol met een eigen takenpakket. Binnen de afdeling is er vooral veel uitdaging te behalen in het gezamenlijk opnieuw inrichten van werkprocessen en rolverdelingen en is er dus ook ruimte voor jou om nieuwe activiteiten te ontplooien. Een proactieve en gemotiveerde werkhouding is dus vereist.
Deze functie omvat secretariële, administratieve, organisatorische en logistieke werkzaamheden, zoals proactief beheer van agenda's, bijhouden van het inkomende emailverkeer, het voorbereiden en organiseren van vergaderingen/presentaties/bijeenkomsten, het notuleren van vergaderingen en het opvolgen van actiepunten, het afhandelen van declaraties, invoeren van HR-aanvragen, doen van zaalreserveringen en catering-aanvragen, verwerken van administratieve processen en de inkoop van diverse (kantoor)benodigdheden. Eigenlijk zoeken we dus een brede 'duizendpoot’ die het leuk vindt om deze functie verder vorm te geven.

Wat vragen wij van jou?

  • Je bent dienstverlenend en behulpzaam, maar staat ook stevig in je schoenen.
  • Proactief gedrag is een vereiste, je bent altijd op zoek naar hoe je jouw manager een stapje voor kunt zijn zodat je hem optimaal kunt ondersteunen.
  • Je hebt de nodige humor en een toegankelijke, positieve werkhouding zodat je het gezicht van de afdeling wordt en mensen je weten te vinden.
  • Flexibiliteit is voor jou vanzelfsprekend en van veranderingen krijg je energie. Dit uit zich ook in het willen oppakken van de diverse werkzaamheden en het op zoek gaan naar nieuwe taken om je manager en de afdeling te ontlasten.
  • Je bent organisatiesensitief en bent bereid om TNO als organisatie goed te leren kennen omdat je weet dat je daarmee een belangrijke rol speelt in het soepel laten lopen van tal van processen.
  • Je bent zeer vertrouwd met de gangbare Microsoft toepassingen.
  • Je hebt minimaal een afgeronde Mbo+ / Hbo opleiding en dito werk- en denkniveau, aangevuld met enkele jaren relevante werkervaring
  • Vanwege onze internationale werkomgeving beheers je de Nederlandse en Engelse taal vloeiend, in woord & geschrift.
  • Je voelt je thuis in een dynamische (automotive) werkomgeving waarin je voornamelijk met wetenschappers en hoger opgeleiden werkt.
  • Je bent parttime beschikbaar (woensdag is echter een vaste werkdag).

Wat mag je van je werkomgeving verwachten?

TNO slaat als onafhankelijke onderzoeksorganisatie een brug tussen de universitaire wereld en bedrijven. Wij vertalen onderzoeksresultaten naar heldere toepassingen en oplossingen.
Hiertoe is er veel overleg, waar je binnen je rol op diverse vlakken ondersteunend in zult zijn. Met bijna 70 medewerkers in onze Integrated Vehicle Safety researchgroep werken we met overheden, het mkb, maatschappelijke organisaties, grote bedrijven en dienstverleners.

Wat kan TNO je bieden?

Werken met plezier betekent voor iedere werknemer iets anders. Daarom bieden wij bijvoorbeeld arbeidsvoorwaarden a-la-carte, waarbij je maandelijks diverse arbeidsvoorwaarden tegen elkaar kunt uitruilen. Door flexibele werktijden (bijvoorbeeld 4x9) en verschillende verlofregelingen kun je zelf een pakket creëren wat optimaal aansluit op jouw wensen. Kijk hier voor meer informatie over onze flexibele arbeidsvoorwaarden.
TNO hecht veel waarde aan zowel jouw persoonlijke als jouw professionele ontwikkeling. Er zijn vele mogelijkheden om met je ontwikkeling aan de slag te gaan: congressen, opleidingen, workshops, coaching, intervisie, mentoring en functierotatie. Bij TNO heb je de regie van je eigen carrière voor een zeer groot deel in eigen hand. 

Hoe ziet het proces eruit?

Solliciteren is mogelijk t/m 13 december. Deze sollicitatieprocedure kent een tweetal gespreksrondes. En afrondend bespreken we in een interview de arbeidsvoorwaarden. We streven ernaar dit binnen 4 weken af te ronden.

Heeft deze vacature iets bij je los gemaakt?

Dan zie ik je sollicitatie graag tegemoet!
Mocht je nog vragen hebben dan kun je contact met ons opnemen.


Recruiter: Marcel Ernes
Mobiel: +31 (0)6-153 51517
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/marcelernes/


Hiring manager: Bastiaan Krosse
Telefoonnummer: +31 (0)88-86 65396



Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Geïnteresseerd?

Nu solliciteren

Solliciteer

VOLG TNO OP SOCIAL MEDIA

blijf op de hoogte van ons laatste nieuws, vacatures en activiteiten

Op TNO.nl maken we gebruik van cookies. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd  worden.