Job

Commercieel Secretaresse

Locatie

Den Haag

Opleidingsniveau

hbo

Type

Vacature

Uren per week

Fulltime – 40

Geïnteresseerd?

Nu solliciteren

Solliciteer

Wat ga je doen?

In de Unit ICT vinden alle secretariaatstaken plaats in één team dat zich in Den Haag en Groningen bevindt. Uiteraard is er een taakverdeling, maar die is niet in beton gegoten. We kijken telkens naar wat nodig is. Er is flexibiliteit om voor elkaar in te springen. We zorgen voor continuïteit, doordat we in het team zorgen voor vervanging. Jij hebt de processen rond offertes, het bewaken van voortgang, contact onderhouden met klant of secretariaat bij de klant primair in de hand. Je zorgt pro-actief voor het nodige overzicht en signaleert tijdig wanneer anderen (Business Developpers, Directeur) in actie moeten komen om een opdracht ‘binnen te slepen’.

Algemeen
Aandachtsgebieden voor het hele team zijn: ondersteunen van medewerkers in afdelingen en ondersteuning afdelingsmanagers (9 man/vrouw), ondersteunen/voorbereiden overleg in de Unit (o.a. vergadering Management Team) en de commerciele kant van de Unit.
Naast de al genoemde afdelingsmanagers bestaat het management van de Unit uit een directeur Markt, een directeur Operations, een directeur Kennis en daarboven de Managing Director. Ook zij worden door het secretariaatsteam ondersteund.

Jouw rol
Je primaire aandachtsgebied gaat worden: het ondersteunen van het commerciële team (Business Developers) en de directeur Markt. Bij dat laatste gaat het onder meer om afspraken maken met klanten, organiseren klankbordgroepen, zorgen voor soepele afhandeling en een laatste beoordeling van offertes, voordat deze de worden verzonden, monitoren of ‘alles’ goed loopt en ingrijpen als dat nodig is.
Wij zoeken nadrukkelijk iemand die enthousiast wordt van het contact met onze klanten, die kan gaan aanvoelen hoe hen (vaak via een secretariaat bij de klant) te benaderen, die het leuk vindt om die externe contacten te leggen en te gebruiken voor een soepel verloop van het uitgaan van offertes tot het terugkrijgen van getekende offertes. In lijn daarmee word je ook enthousiast van het organiseren van meetings waarbij je je invloed positief gebruikt om te zorgen dat ze tijdig in agenda’s komen.

Wat vragen wij van jou?

Je bent niet bijzonder statusgevoelig. In het team is iedereen even belangrijk, van junior tot senior. Dat komt zeker ook tot uiting in je pro-actieve houding. Nadat je even gezien hebt ‘hoe de hazen lopen’ signaleer je en onderneem je actie en daar krijg je ook ruimte voor. Je walst daarbij niet over mensen heen en houdt rekening met de organisatie (intern en extern). Maar op een rustige maar heldere manier zorg je wel dat de dingen wel geregeld worden! Je aarzelt ook niet om bij hick-ups in het commerciële proces vasthoudend na te jagen. Vriendelijk, maar resoluut. Anders gezegd: je houdt de regie, je ziet wat er nodig is en komt in actie.

Voor jou maakt dat het werk leuk en uitdagend.

Verder vinden wij belangrijk:
  • Je hebt aantoonbare ervaring in een commerciële setting.
  • Je hebt een oprechte interesse in mensen, en kan van daaruit ook doordenken naar de vraag hoe onze professionals, het management en vooral onze klanten het beste ondersteund kunnen worden.
  • Pro-actief gedrag hoort bij jou.
  • Je hebt een relevante opleiding. Naast de ervaring die je al hebt, functioneer je op HBO+ niveau.
  • Je kunt je in het Nederlands en Engels uitstekend uitdrukken, zowel mondeling als schriftelijk. Dat laatste is van belang bij verwerken van offertes/stukken in de Engelse taal.
  • Je wordt door de inhoud van de taken gedreven, en door de ruimte om verantwoordelijkheid te nemen en minder door formele functietitels als ‘directiesecretaresse’. We gebruiken die namelijk niet.
  • Werken met/voor klanten/klantprocessen spreekt je erg aan.
  • Je haalt energie uit samenwerking en je bent als persoon toegankelijk.
  • Je hebt een lichte allergie voor bureaucratie en realiseert je dat juist het secretariaatsteam processen binnen TNO goed kent en daarmee een belangrijke rol speelt in het soepel laten lopen van tal van processen.
  • Je kunt op een gezonde manier relativeren en brengt optimisme en humor mee.

Wat mag je van je werkomgeving verwachten?

Wij bieden een plezierige en collegiale werksfeer waarin je de ruimte krijgt om jouw kwaliteiten te ontwikkelen. Een voortdurend dynamisch werkpakket in een weinig hiërarchische en open setting. We werken vooral met elkaar aan de resultaten van de Unit/TNO. 

Wat kan TNO je bieden?

Werken met plezier betekent voor iedere werknemer iets anders. Daarom bieden wij bijvoorbeeld arbeidsvoorwaarden a-la-carte, waarbij je maandelijks diverse arbeidsvoorwaarden tegen elkaar kunt uitruilen. Door flexibele werktijden en verschillende verlofregelingen kun je zelf een pakket creëren wat optimaal aansluit op jouw wensen.
TNO hecht veel waarde aan zowel jouw persoonlijke als jouw professionele ontwikkeling. Er zijn vele mogelijkheden om met je ontwikkeling aan de slag te gaan: congressen, opleidingen, workshops, coaching, intervisie, mentoring en functierotatie. Bij TNO heb je de regie van je eigen carrière voor een zeer groot deel in eigen hand.

Hoe ziet het proces eruit?

Solliciteren kan t/m 28 april. De eerste ronde staat gepland op woensdag 8 mei en de tweede ronde staat gepland op dinsdag 14 mei. Deze sollicitatieprocedure kent een tweetal gespreksrondes. Afrondend bespreken we in een interview de arbeidsvoorwaarden. We streven ernaar dit binnen 4 weken af te ronden.

Voor deze vacature is het noodzakelijk dat de AIVD een VGB afgeeft na het uitvoeren van een veiligheidsonderzoek. Kijk voor meer informatie op de website van de AIVD.

Heeft deze vacature iets bij je los gemaakt?

Dan zie ik je sollicitatie graag tegemoet!
Mocht je nog vragen hebben dan kun je contact met ons opnemen.


Recruiter: Yvonne Pribnow
Mobiel: +31 (0)6-11097594
LinkedIn: https://nl.linkedin.com/in/yvonnepribnow


Hiring manager: Dick Smirren, van
Telefoonnummer: +31 (0)88-86 67268



Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Geïnteresseerd?

Nu solliciteren

Solliciteer

VOLG TNO OP SOCIAL MEDIA

blijf op de hoogte van ons laatste nieuws, vacatures en activiteiten

Op TNO.nl maken we gebruik van cookies. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd  worden.