Secretaresse TNO Corporate Real Estate & Facilities

Onze dienstverlening draagt bij aan veilige, gezonde, inspirerende en goed werkende faciliteiten en werkplekken. Voor onze partners, voor elkaar, voor onszelf en voor TNO. Altijd en overal.
De ervaring die je hebt als je TNO binnenloopt of bij ons inlogt, staat hierin voorop. Wij streven ernaar om een 8+ serviceorganisatie te zijn. Elke dag en voor iedereen. Dit doen wij als één team door onze servicebelofte, die we in 4 kernwoorden hebben samengevat:

• Bereikbaar
• Betrokken
• Duidelijk
• Betrouwbaar

Met deze servicebelofte zorgen wij er voor dat collega’s en gasten zich welkom voelen in een veilige en nette omgeving. Dat ze ontzorgt worden en de faciliteiten hebben om dagelijks te kunnen uitblinken. Als mens en als wetenschapper. Omdat dit volgens ons één van de meest onmisbare randvoorwaarde voor TNO is om tot baanbrekende innovaties te komen en sociale impact te maken. 
En daar ga jij een beslissende bijdrage aan leveren. Door jou kunnen de managers en hun teams het werk nóg beter uitvoeren. Als Management Assistent ben je daarom onmisbaar voor de afdeling Corporate Real Estate & Facilities (CREF) bij TNO. Omdat je proactief mails en telefoontjes beantwoordt, afspraken plant en meetings organiseert. Maar zeker ook omdat je betrouwbaar bent, altijd klaarstaat voor collega’s en je op een fijne rustige manier zorgt dat dingen geregeld worden.

Jouw baan is superafwisselend: de hele dag switch je tussen verschillende taken en telkens kijk je wat waar nodig is. Hoe jij je dag indeelt, bepaal je helemaal zelf.

Jij ondersteunt vast binnen de afdeling CREF de manager en zijn team van de afdeling Beheer & Onderhoud die zich voornamelijk richt op het beheren en onderhouden van technische installaties en de manager en zijn team van de afdeling Facilitaire Services die zorgt voor werkende faciliteiten en werkplekken. Je beheert de agenda’s en mailbox van deze managers, plant en sluit, wanneer nodig, aan bij (afdeling)overleggen en beantwoordt vragen, bijvoorbeeld over de TNO-systemen. Weet je het antwoord even niet? Geen probleem. Jij checkt het bij je collega’s.

Samen met 5 collega’s van het secretariaat ondersteun je de gehele Stafafdeling Business Information and Operations Services, waar CREF een onderdeel van is en neemt in onderling overleg waar op andere afdelingen tijdens vakantie en verlof.

Jij staat altijd klaar voor de medewerkers van de afdeling. Ook voor spoedzaken. Meldt een manager of medewerker zich ziek? Dan cancel je zijn of haar afspraken voor die dag. Moet er voor morgen een vergaderlocatie met lunch geregeld worden? Jij zorgt dat dit in no time is georganiseerd. Verder regel je alles voor nieuwe medewerkers en handel je bestellingen af. Je bewaart altijd het overzicht, zowel voor jezelf als de afdelingsmanagers. En zie je dat iets beter kan? Laat het horen. Wij waarderen het als je meedenkt. Daarnaast kun je, als je wilt, andere afdelings-, unit- of TNO-brede taken oppakken. Zo wordt jouw baan nooit saai!.

Hybride werken: de afdelingsmanagers werken op locaties door heel Nederland. Als secretarieel medewerker werk je in Den Haag. Je secretariaat-collega’s ontmoet je sowieso één keer per week. Andere TNO-collega’s zie je regelmatig op kantoor of hybride via Teams. En thuiswerken als het uitkomt is geen probleem.

Jij bent de afdelingsmanagers en je andere collega’s vaak net een stapje voor. Doordat je kunt plannen en prioriteren als de beste, proactief werkt, ziet wat er moet gebeuren en snel schakelt tussen verschillende taken. En is iets niet haalbaar? Dan communiceer je dat helder en eerlijk. Daarbij toon je oprechte interesse in je collega’s, die – mede door jouw optimistische instelling – graag naar jou komen om iets te vragen. Je komt je afspraken na en vindt het geen punt om soms wat langer door te werken als er een spoedklus tussendoor komt.

Wat je verder meebrengt:

• Je hebt MBO+ -werk-en denkniveau.
• Je hebt ervaring als managementassistent of secretarieel medewerker.
• Je bent proactief, leergierig, vlot in de mondelinge en schriftelijke communicatie en accuraat.
• Kennis van Engels (B2) is nodig.
• Je bent stressbestendig, kan goed prioriteiten stellen, je hebt een open houding en bent flexibel.
• Je bent graag onderdeel van een team dat elkaar ondersteunt, helpt en elkaar onderling vervangt bij afwezigheid.
• Ervaring met Microsoft Office systemen, zoals Outlook en Word (kennis van SAP is een pre).
• Je bent enthousiast.

Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris tussen € 2.454,- en € 3.413,- (afhankelijk van je kennis en ervaring), vakantiegeld (8%), een dertiende maand (8,33%) en een flexbudget (5,58% + €180), krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.

Daarnaast kun je bij TNO een ‘menu’ aan arbeidsvoorwaarden samenstellen dat bij jouw persoonlijke situatie past. Wat je ook mag verwachten:

• Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.
• Mogelijkheid om cursussen, opleidingen en workshops te volgen en congressen te bezoeken, en coaching als je daar behoefte aan hebt.
• 33 vakantiedagen (bij een fulltime dienstverband).
• Reiskostenvergoeding (een modern mobiliteitsbeleid met o.a. 100% OV-vergoeding voor woon-werk en zakelijke reizen met behulp van een Mobiliteitskaart).
• Gezellige activiteiten met je team en andere TNO'ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om thuis te werken.
• Netwerkmogelijkheden en leuke activiteiten georganiseerd door Jong TNO.
• Een goede pensioenregeling.

Lees hier uit welke arbeidsvoorwaarden je verder kunt kiezen.

Bij TNO innoveren we voor een gezonder, veiliger en duurzamer leven. En voor een sterke economie. Sinds 1932 ontwikkelen wij kennis en technologie voor het algemeen belang. We vinden elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en we zijn gedreven om grenzen te verleggen. Voor jouw talent en ambitie is er alle ruimte en ondersteuning. Je werkt samen met mensen die aan je gewaagd zijn, die jou inspireren én van jou willen leren. Onze state-of-the-art-faciliteiten zijn er om jouw visie te verwezenlijken. Wat je bij TNO doet, doet ertoe: impact maakt het verschil. Want met elke innovatie draag je bij aan het leven van morgen. Lees meer over TNO als werkgever.

Bij TNO stimuleren we een inclusieve werkomgeving, waar jij jezelf kunt zijn. Wat je verhaal ook is en welke unieke eigenschappen je ook meebrengt. Juist door onze unieke krachten en perspectieven te bundelen zijn we in staat om innovaties te ontwikkelen die een wezenlijk verschil maken in de samenleving. Meer weten? Lees welke stappen wij zetten op het gebied van diversiteit en inclusie.

Reageren kan tot en met 3 april 2023. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes. In een laatste gesprek bespreken we de arbeidsvoorwaarden die je zelf samenstelt.

Omdat je ook gaat werken voor opdrachtgevers in het defensie- en veiligheidsdomein is het noodzakelijk dat de AIVD een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) afgeeft. Daarom onderga je vooraf een veiligheidsonderzoek. Meer informatie daarover lees je hier.