Management Assistente m/v 32-40u

Bijdragen aan het goed functioneren van de afdelingsmanagers en je collega’s van de unit Informatie en Communicatietechnologie & Strategy & Policy (ISP). Word management assistente bij TNO met als standplaats Soesterberg.
Door jou kunnen de afdelingsmanagers en hun teams het werk nóg beter uitvoeren. Als management assistant ben je daarom onmisbaar voor de unit ISP bij TNO. Omdat je proactief mails en telefoontjes beantwoordt, afspraken plant en meetings organiseert. Maar zeker ook omdat je betrouwbaar bent, altijd klaarstaat voor collega’s en je op een fijne rustige manier zorgt dat dingen geregeld worden.

Wij zijn op zoek naar een management assistente voor 32 – 40 uur per week. 
Jouw baan is superafwisselend: de hele dag switch je tussen verschillende taken en telkens kijk je wat waar nodig is. Hoe je je dag indeelt, bepaal je helemaal zelf. Samen met tien collega’s van het secretariaat (deels ook in Den Haag en Groningen) ondersteun je de Unit ISP. Jij ondersteunt één of twee afdelingsmanagers en hun team(s). Welke taken je precies oppakt, is afhankelijk van de afdeling waarvoor je aan de slag gaat. Je beheert in elk geval de agenda’s en mailbox van de manager(s), plant en sluit aan bij (afdeling)overleggen en beantwoordt vragen, bijvoorbeeld over de TNO-systemen. Weet je het antwoord even niet? Geen probleem. Jij checkt het bij je collega’s.

Jij staat altijd klaar voor de medewerkers van Unit ISP. Ook voor spoedzaken. Meldt een researchmanager zich ziek? Dan cancel je zijn of haar afspraken voor die dag. Moet er voor morgen een vergaderlocatie met lunch geregeld worden? Jij zorgt dat dit in no time is georganiseerd. Verder regel je alles voor nieuwe medewerkers en handel je bestellingen af. Je bewaart altijd het overzicht, zowel voor jezelf als de afdelingsmanagers. En zie je dat iets beter kan? Laat het horen. Wij waarderen het als je meedenkt. Daarnaast kun je, als je wilt, andere afdelings-, unit- of TNO-brede taken oppakken. Zo wordt jouw baan nooit saai!

Good to know: de afdelingsmanagers werken op locaties door heel Nederland. Als management assistant werk je in Soesterberg. Je secretariaat-collega’s ontmoet je sowieso een paar keer per week (via Teams) tijdens een koffiemomentje. Andere TNO-collega’s zie je regelmatig op kantoor.

Jij bent de afdelingsmanagers en je andere collega’s vaak net een stapje voor. Doordat je kunt plannen en prioriteren als de beste, proactief werkt, ziet wat er moet gebeuren en snel schakelt tussen verschillende taken. En is iets niet haalbaar? Dan communiceer je dat helder en eerlijk. Daarbij toon je oprechte interesse in je collega’s, die – mede door jouw optimistische instelling – graag naar jou komen om iets te vragen. Je komt je afspraken na en vindt het geen punt om soms wat langer door te werken, als er een spoedklus tussendoor komt.

Wat je verder meebrengt:

• MBO of HBO-niveau.
• Ervaring als secretaresse, managementassistent of personal assistant.
• Je bent proactief, leergierig, vlot in de mondelinge en schriftelijke communicatie (zowel Nederlands als Engels) en accuraat.
• Je bent stressbestendig, kan goed prioriteiten stellen en bent flexibel.
• Je bent graag onderdeel van een team dat elkaar ondersteunt, helpt en elkaar onderling vervangt bij afwezigheid.
• Ervaring met Microsoft Office systemen, zoals Outlook en Word.

Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris tussen € 2.500,- en € 3.350,- (afhankelijk van je kennis en ervaring), vakantiegeld (8%), een dertiende maand (8,33%) en een flexbudget (5,58% + €180), krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.

Daarnaast kun je bij TNO een ‘menu’ aan arbeidsvoorwaarden samenstellen dat bij jouw persoonlijke situatie past. Wat je ook mag verwachten:

• 33 vakantiedagen (bij een fulltime dienstverband).
• Mogelijkheid om cursussen, opleidingen en workshops te volgen en congressen te bezoeken, en coaching als je daar behoefte aan hebt.
• Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.
• Gezellige activiteiten met je team en andere TNO'ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.
• Reiskostenvergoeding (een modern mobiliteitsbeleid met o.a. 100% OV-vergoeding voor woon-werk en zakelijke reizen met behulp van een Mobiliteitskaart).
• Een goede pensioenregeling.

Lees hier uit welke arbeidsvoorwaarden je verder kunt kiezen.

Bij TNO innoveren we voor een gezonder, veiliger en duurzamer leven. En voor een sterke economie. Sinds 1932 ontwikkelen wij kennis en technologie voor het algemeen belang. We vinden elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en we zijn gedreven om grenzen te verleggen. Voor jouw talent en ambitie is er alle ruimte en ondersteuning. Je werkt samen met mensen die aan je gewaagd zijn, die jou inspireren én van jou willen leren. Onze state-of-the-art-faciliteiten zijn er om jouw visie te verwezenlijken. Wat je bij TNO doet, doet ertoe: impact maakt het verschil. Want met elke innovatie draag je bij aan het leven van morgen. Lees meer over TNO als werkgever.

Bij TNO stimuleren we een inclusieve werkomgeving, waar jij jezelf kunt zijn. Wat je verhaal ook is en welke unieke eigenschappen je ook meebrengt. Juist door onze unieke krachten en perspectieven te bundelen zijn we in staat om innovaties te ontwikkelen die een wezenlijk verschil maken in de samenleving. Meer weten? Lees welke stappen wij zetten op het gebied van diversiteit en inclusie.

Reageren kan tot en met 13 juni 2023. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes. In een laatste gesprek bespreken we de arbeidsvoorwaarden die je zelf samenstelt. We streven ernaar de hele procedure binnen vier weken af te ronden.

Als je bij ons komt werken vragen wij je ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen. Omdat je ook gaat werken voor opdrachtgevers in het defensie- en veiligheidsdomein is het noodzakelijk dat de AIVD een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) afgeeft. Daarom onderga je vooraf een veiligheidsonderzoek. Meer informatie daarover lees je hier.