Procurement van producten en diensten bij TNO

Wet- en regelgeving

Bij de inkoop van producten, werken en diensten is TNO gehouden aan de eisen die vanuit Europese en nationale wet- en regelgeving aan het inkopen (aanbesteden) voor publiekrechtelijke organisaties worden gesteld. TNO streeft een gezonde balans tussen rechtmatigheid en doelmatigheid na. De Aanbestedingswet en de Gids proportionaliteit zijn daarbij leidend.

Naast deze wet- en regelgeving wordt bij de inkooptrajecten ook zorg gedragen voor implementatie en het voldoen aan specifieke wet- en regelgeving, zoals sanctie- en export controlewetgeving, de AVG, staatssteun wet- en regelgeving, etc.

Gedragscode voor Leveranciers

Leveranciers spelen een essentiële rol in het realiseren van TNO’s missie. TNO verwacht van haar leveranciers dat zij handelen volgens hoge ethische en juridische standaarden, in lijn met de principes van de Verenigde Naties op het gebied van mensenrechten, arbeid, milieu en anti-corruptie.

Daarom wordt verwacht van leveranciers van TNO dat zij zich houden aan de “TNO Gedragscode voor Leveranciers” (TNO Supplier Code of Conduct). De gedragscode helpt TNO om risico’s te beperken en beheersen, duurzame relaties op te bouwen en haar maatschappelijke en wetenschappelijke ambities waar te maken.

De TNO Gedragscode voor Leveranciers vormt een vast onderdeel van elke opdracht en contract met een leverancier van TNO.

TNO Code

Integriteit en gedrag zijn ook binnen de organisatie van TNO van belang. TNO verwacht dat de TNO procurement professional eerlijk, integer en betrouwbaar is, handelt in overeenstemming met vaktechnische standaarden en beslissingen neemt op basis van feiten in plaats van eigenbelang. Leveranciers en betrokkenen in een inkooptraject verdienen gelijke kansen en het is zaak een gezonde balans te vinden tussen winstgevendheid, mens en milieu. In de TNO Code staat verwoord hoe TNO verwacht dat haar mensen omgaan met elkaar en de buitenwereld.

Een leverancier van TNO mag van TNO verwachten dat gewerkt wordt volgens de TNO Code.

Innovatie

Binnen Procurement is innovatie een belangrijk aandachtspunt. Procurement streeft naar het continu verbeteren en innoveren van methoden en processen, zowel in- als extern. Bijvoorbeeld door het doelgericht zoeken naar innovatieve oplossingen of het ruimte bieden aan marktpartijen om een innovatieve oplossing te ontwikkelen en/of aan te bieden tijdens een inkoop-, procurement- of aanbestedingstrajecten. Maar ook door vernieuwingen in het aanbestedingsproces door te voeren.

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI)

Duurzaam en maatschappelijk verantwoord inkopen levert een belangrijke bijdrage aan het CSR-beleid (Corporate Social Responsibility), ofwel MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen). Met het inkopen van producten en diensten wordt rekening gehouden met de lange termijn maatschappelijke gevolgen van deze inkopen op het gebied van:

• Milieuaspecten (planet)
• Sociale aspecten (people)
• Economische aspecten (profit)

Bij het nemen van inkoopbeslissingen worden deze CSR-thema's structureel en integraal meegewogen en vervolgens naar duurzame criteria vertaald. TNO richt zich in de transitie naar duurzame bedrijfsvoering op de volgende prioriteiten: integriteit, energie en duurzaamheid, Diversiteit, Gelijkwaardigheid & Inclusie en arbeidsomstandigheden.

MVI is dus een directe afgeleide van het CSR-beleid van TNO, waarbij met het inkopen van producten en diensten rekening wordt gehouden met de maatschappelijke gevolgen van de aanschaf. In elk van onderstaande fases van een procurementtraject worden de CSR-thema’s meegenomen waarbij een optimaal effect voor TNO wordt nagestreefd:

• De voorbereidings-, marktverkenningsfase;
• De specificatiefase (duurzaamheidseisen en -wensen);
• De beoordelings-, gunnings- en contracteringsfase;
• De nazorgfase (o.a. het meten & monitoren van duurzaamheidsdoelstellingen, realisatie).

Op het vlak van MVI beschikt de afdeling Procurement over een team aan specialisten, het MVI-team. Het MVI-team zorgt ervoor dat de afdeling Procurement op de hoogte is van de laatste trends en ontwikkelingen en signaleert nieuwe kansen. Dit doet het MVI-team door kennis van buiten TNO naar binnen te halen en te verspreiden binnen de TNO-organisatie. Naast kennis op het gebied van MVI zijn de leden van het MVI-team tevens gespecialiseerd in de CSR-thema's van TNO.

Ook de Procurement Adviseurs, Category Managers en Supply Chain Managers van de afdeling Procurement zorgen in de fases van het inkooptraject dat kennis wordt opgehaald met betrekking tot MVI door bijvoorbeeld het doen van marktonderzoek.

Vanaf 2023 maakt de afdeling Procurement gebruik van de tool Ambitieweb. Ambitieweb is een tool voor het uitvoeren van een risicoanalyse met betrekking tot duurzaamheid, en het in kaart brengen van de duurzaamheidsimpact en de gewenste doelstellingen bij de aanschaf van een product, dienst of werk.

MVI vraagt om samenwerking (engagement) over afdelingen heen, in multidisciplinaire teams en met de dienstverleners

Voorwaarden

Bij het opstellen van inkoopopdrachten en –overeenkomsten wordt uitgegaan van de Algemene Inkoopvoorwaarden TNO (AIV TNO), welke zijn gedeponeerd bij de Griffie van de Rechtbank te Den Haag en de Kamer van Koophandel Den Haag. In de AIV TNO zijn naast een aantal algemene voorwaarden, specifieke voorwaarden beschreven voor de levering van zaken en software, het verlenen van diensten, het uitbesteden van werk en (onder)aanneming en ter beschikkingstelling van arbeidskrachten.