Management Assistent

Als management assistent ben je onmisbaar. Door jou kunnen je collega’s namelijk nóg beter hun werk doen. Door jouw positieve, gedreven en flexibele inzet draait de afdeling als een geoliede machine, omdat je altijd klaarstaat voor collega’s en zorgt dat dingen goed geregeld worden.
Je wordt onderdeel van de afdeling AER (Air Quality and Emissions Research) in Utrecht. De afdeling bestaat uit ongeveer 40 mensen. Dit zijn wetenschappers, projectleiders, consultants en managers met 1 tot 40 jaar ervaring op uiteenlopende vakgebieden. In de afgelopen jaren is het team enorm gegroeid tot een jong, dynamisch, internationaal en divers team. Alle communicatie binnen de groep doen we in het Engels. Lees hier meer over de afdeling Air Quality and Emissions Research | TNO.

Jouw baan is superafwisselend: je bent elke dag met diverse taken bezig en telkens ben je zelf verantwoordelijk om te kijken wat er nodig is. Hoe jij je dag indeelt, bepaal je helemaal zelf. Op de afdeling AER ondersteun je het afdelingsmanagement (afdelingshoofd en teamleiders) en de medewerkers van de afdeling. Je beheert de agenda van het afdelingshoofd, plant en sluit aan bij (afdelings)overleggen en andere bijeenkomsten, notuleert en beantwoordt vragen en zorgt voor goede ondersteuning van het team. Daarnaast ondersteun je waar nodig de projectleiders bij facilitaire en logistieke zaken. Weet je het even niet? Geen probleem. Jij checkt het bij je collega’s binnen TNO. Je vindt goede samenwerking met de project management assistent en management assistenten van de andere afdeling CSI (Circularity & Sustainability Impact) om ervoor te zorgen dat de ondersteuning van beide afdelingen altijd geregeld is.

Jij staat altijd klaar voor de medewerkers van de afdeling. Ook voor spoedzaken. Meldt iemand van het afdelingsmanagement zich ziek? Dan cancel je zijn of haar afspraken voor die dag en bewaakt het herplannen. Moet er voor morgen een vergaderlocatie met lunch geregeld worden? Jij zorgt dat dit in no-time is georganiseerd. Je regelt alles voor nieuw personeel. Ook handel je bestellingen af, regelt dienstreizen en bewaart altijd het overzicht, zowel voor jezelf als het management. En zie je dat iets beter kan? Dan laat je dit horen. Wij waarderen het als je meedenkt. Daarnaast kun je, als je wilt, andere afdelings- of TNO-brede taken oppakken. Zo wordt jouw baan nooit saai!

Jij bent de managers en je andere collega’s vaak net een stapje voor. Doordat je goed bent in plannen en prioriteren, zie je wat er moet gebeuren en schakel je snel tussen verschillende taken. En is iets niet haalbaar? Dan communiceer je dat helder en eerlijk. Daarbij toon je oprechte interesse in je collega’s, die – mede door jouw optimistische instelling – graag naar jou toe komen om iets te vragen.

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als management assistent of in een vergelijkbare functie.
• Minimaal een afgeronde MBO-opleiding bij voorkeur in de richting van management assistentie, secretariële ondersteuning of administratie.
• Je hebt een uitstekende beheersing van ondersteunende systemen en gangbare Microsoft Office applicaties, zoals Outlook, Word, Excel en Sharepoint.
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden (schriftelijk en mondeling) in Nederlands en ook in het Engels.
• Ervaring met moderne ondersteunende AI tools zoals CoPilot of soortgelijke tools die je ondersteunen in het uitvoeren van je werkzaamheden zijn een pré.
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om prioriteiten te stellen.
• Proactieve en flexibele werkhouding.
• Goede communicatieve vaardigheden en klantgerichte instelling.

Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris tussen € 2.996,- en € 4.181,- (afhankelijk van je kennis en ervaring), vakantiegeld (8%), een dertiende maand (8,33%) en een flexbudget (5,58% + €180), krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.

Daarnaast kun je bij TNO een ‘menu’ aan arbeidsvoorwaarden samenstellen dat bij jouw persoonlijke situatie past. Wat je ook mag verwachten:

• Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.
• Mogelijkheid om cursussen, opleidingen en workshops te volgen en congressen te bezoeken, en coaching als je daar behoefte aan hebt.
• 33 vakantiedagen (bij een fulltime dienstverband).
• Een werkgever die divers talent waardeert en stimuleert, met initiatieven als het Female Leadership Programma, onze Rainbow Community en round tables over inclusiethema’s.
• Een uitgebreide en flexibele mobiliteitsregeling, inclusief volledige vergoeding van openbaar vervoer voor woon-werk en zakelijke reizen.
• Gezellige activiteiten met je team en andere TNO'ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.
• Flexibele werktijden, de mogelijkheid om parttime (32 of 36 uur) te werken en de mogelijkheid om thuis te werken.
• Een goede pensioenregeling.

Lees hier uit welke arbeidsvoorwaarden je verder kunt kiezen.

Bij TNO innoveren we voor een gezonder, veiliger en duurzamer leven. En voor een sterke economie. Sinds 1932 ontwikkelen wij kennis en technologie voor het algemeen belang. We vinden elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en we zijn gedreven om grenzen te verleggen. Voor jouw talent en ambitie is er alle ruimte en ondersteuning. Je werkt samen met mensen die aan je gewaagd zijn, die jou inspireren én van jou willen leren. Onze state-of-the-art-faciliteiten zijn er om jouw visie te verwezenlijken. Wat je bij TNO doet, doet ertoe: impact maakt het verschil. Want met elke innovatie draag je bij aan het leven van morgen. Lees meer over TNO als werkgever.

Bij TNO stimuleren we een inclusieve werkomgeving, waar jij jezelf kunt zijn. Wat je verhaal ook is en welke unieke eigenschappen je ook meebrengt. Juist door onze unieke krachten en perspectieven te bundelen zijn we in staat om innovaties te ontwikkelen die een wezenlijk verschil maken in de samenleving. Meer weten? Lees welke stappen wij zetten op het gebied van diversiteit, gelijkwaardigheid en inclusie.

Reageren kan tot en met 31 augustus, 2025. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes. De eerste ronde staat gepland op maandag 8 en dinsdag 9 september 2025. In een laatste gesprek bespreken we de arbeidsvoorwaarden die je zelf samenstelt. We streven ernaar de hele procedure binnen vier weken af te ronden.

Een online assessment en referentiecheck kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Als je bij ons komt werken vragen wij je ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.