Directiesecretaresse/Management support directie Mobility & Built Environment

Over deze vacature

Als directiesecretaresse ben je een onmisbare spin in het web omdat je altijd klaarstaat voor collega’s en je op een fijne rustige manier zorgt dat dingen geregeld worden. Maar ook omdat je proactief mails en telefoontjes beantwoordt, afspraken plant en overleggen organiseert, offertes en contracten regelt en uitstuurt, en steun biedt bij het management van de unit als geheel.

Zo help je mee aan het goed functioneren van de unit Mobility & Built Environment.

Wat ga je doen?

Wij zijn op zoek naar een directiesecretaresse voor 36 tot 40 uur per week. De unit Mobility & Built Environment is gevestigd in Delft, Den Haag en Helmond. Je standplaats is bij voorkeur Delft. Voor goede zichtbaarheid en samenwerking met collega-secretaresses en overige collega’s ben je regelmatig aanwezig op de andere locaties. Je gaat primair de Managing Director van deze unit ondersteunen. Daarnaast ben je het visitekaartje en eerste aanspreekpunt voor de directie en vorm je de schakel naar het interne en externe netwerk van de Managing Director.

Taken die bij jou liggen:

• Primair aanspreekpunt Managing Director.
• Actief agenda- en mailboxbeheer.
• Ondersteuning directievergaderingen, waaronder agenda opstellen en notuleren.
• Ondersteunen van de strategiemanager bij het strategisch proces, waaronder de voorbereiding van de Strategische Adviesraad en het contact met strategische relaties.
• Ondersteuning bij interne communicatie, waaronder unitmeetings en andere unitbrede activiteiten.
• Op de hoogte blijven van de verschillende werkgebieden binnen de unit en het beheren van informatiestromen en bewaken van deadlines.
• Effectief coördineren van interne en externe afspraken, vergaderingen, lezingen en evenementen.
• Bijdragen aan een hoogwaardige en efficiënte dienstverlening door heldere communicatie en oog voor procesverbetering.
• Overige ondersteunende en administratieve werkzaamheden, zoals organiseren dienstreizen, facturen verwerken, bestellingen plaatsen, catering, postverwerking en begeleiden van bezoek.

Je werkt samen met vier secretaresses binnen de unit en met drie collega’s van het Sales Office. Iedereen heeft een eigen focusgebied en ondersteunt primair één directeur. Jullie werken nauw samen en bij afwezigheid vervangen jullie elkaar.

Wat wij van jou verwachten

Jij bent proactief en neemt daarmee werk uit handen van de Managing Director en collega’s. Doordat je ziet wat er moet gebeuren, goed kunt plannen en prioriteren, en snel schakelt tussen verschillende taken. Je komt afspraken na. En is iets niet haalbaar? Dan communiceer je dat helder en eerlijk. Daarbij toon je oprechte interesse in je collega’s, die – mede door jouw optimistische instelling - graag naar jou komen om iets te vragen.

Wat je meebrengt:

• HBO denk- en werkniveau
• Minimaal 4 jaar aantoonbare ervaring met ondersteuning op directieniveau.
• Goede beheersing van het Nederlands en Engels in woord en geschrift.

Qua competenties herken je jezelf in een groot deel van de volgende punten:

• Proactief, je stelt prioriteiten, borgt voortgang, beschikt over een groot verantwoordelijkheidsgevoel en voorziet wijzigingen die impact hebben.
• Flexibel, elke dag is anders.
• Dienstverlenend, (klant)vriendelijk, accuraat, integer en stressbestendig.

Wat wij jou bieden

Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris tussen € 3.500,- en € 4.700,- (afhankelijk van je kennis en ervaring), vakantiegeld (8%), een 13de maand (8,33%) en een flexbudget (5,58% + € 180), krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.

Daarnaast kun je bij TNO een ‘menu’ aan arbeidsvoorwaarden samenstellen dat bij jouw persoonlijke situatie past. Wat je ook mag verwachten:

• Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.
• Mogelijkheid om cursussen, opleidingen en workshops te volgen en congressen te bezoeken, en coaching als je daar behoefte aan hebt.
• 33 vakantiedagen plus een flexibele feestdag, die in te zetten is op een culturele, religieuze of anderszins belangrijke dag naar keuze (bij een fulltime dienstverband).
• Een werkgever die divers talent waardeert en stimuleert, met initiatieven als Jong TNO, verschillende expertise gildes, onze Rainbow Community en Round Tables over inclusiethema’s.
• Een uitgebreide en flexibele mobiliteitsregeling, inclusief volledige vergoeding van openbaar vervoer voor woon-werk en zakelijke reizen.
• Gezellige activiteiten met je team en andere TNO'ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.
• Flexibele werktijden, de mogelijkheid om parttime (32 of 36 uur) te werken en de mogelijkheid om thuis te werken.
• Uitgebreid verhuispakket voor internationale sollicitanten.
• Een goede pensioenregeling.

Lees hier uit welke arbeidsvoorwaarden je verder kunt kiezen.

TNO als werkgever

Onze mensen vormen het hart van TNO. Hun nieuwsgierigheid, expertise en ondernemerschap maken het mogelijk om impactvolle onderzoeken en innovaties te creëren voor duurzaam welzijn en welvaart van de samenleving. Daarom investeren wij in een inspirerende en inclusieve werkomgeving waarin collega’s kunnen excelleren, autonomie hebben en kunnen groeien.

Jouw talent en ambitie krijgen bij TNO alle ruimte. Je werkt samen met experts (zowel binnen als buiten TNO), je hebt toegang tot geavanceerde technologie en de vrijheid om te onderzoeken, te experimenteren en te vernieuwen. Onze kracht ligt in onafhankelijkheid, betrouwbaarheid en samenwerking. Door samen te werken met bedrijven en overheden en door verschillende perspectieven te verbinden, versterken we onze innovatiekracht. En we creëren verantwoord en betekenisvol resultaat. We vinden elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en we zijn gedreven om grenzen te verleggen.

Bij TNO geloven we dat dit onze tijd is om de samenleving, de overheid en het bedrijfsleven sneller vooruit te helpen. Samen met gedreven collega’s zet je kennis om in concrete innovaties of ondernemingen die écht verschil maken. Door de kracht van wetenschap en ondernemerschap te bundelen. Druk jouw stempel op ónze tijd.

Hoe ziet het proces eruit?

Reageren kan tot en met 31 mei 2026. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes. De eerste ronde staat gepland in de eerste week van juni. De tweede ronde staat gepland in de week van 8 juni 2026. In een laatste gesprek bespreken we de arbeidsvoorwaarden die je zelf samenstelt. We streven ernaar de hele procedure binnen vier weken af te ronden

Een online assessment en referentiecheck kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Als je bij ons komt werken vragen wij je ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.

Omdat je ook gaat werken voor opdrachtgevers in het defensie- en veiligheidsdomein is het noodzakelijk dat de AIVD een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) afgeeft. Daarom onderga je vooraf een veiligheidsonderzoek. Meer informatie daarover lees je hier.