Management Support Professional

Over deze vacature

Binnen de divisie Electromagnetics & Military Operations (EMO) werken onze experts aan innovatieve technologische oplossingen en kennis voor het defensie- en veiligheidsdomein. In een omgeving waarin technologie, operationele inzet en maatschappelijke veiligheid samenkomen, ondersteunen we onze opdrachtgevers bij complexe vraagstukken en ontwikkelingen.

Als Management Support Professional ben jij een belangrijke schakel binnen de divisie. Je ondersteunt het management van de afdeling Electromagnetic Signatures & Propagation, kortweg ESP. Afhankelijk van de uiteindelijke invulling van de functie kan je ondersteuning zich ook uitstrekken tot een van de andere afdelingen van de divisie Electromagnetics & Military Operations. Daarmee kan je werkzaam zijn voor één of meerdere afdelingen en nauw samenwerken met verschillende managers, medewerkers en collega’s binnen Management Support.

Je zorgt ervoor dat agenda’s, afspraken, informatie en acties goed op elkaar aansluiten. Je weet wat er speelt, denkt vooruit en signaleert wat nodig is. Zo kunnen de managers zich optimaal richten op de medewerkers, de inhoud en de doelstellingen van hun afdeling. Dat vraagt om iemand die overzicht houdt, vooruitdenkt en begrijpt dat goede ondersteuning verder gaat dan alleen organiseren.

Je komt terecht in een dynamische, technisch-inhoudelijke en internationaal georiënteerde omgeving. Je hoeft zelf geen inhoudelijk specialist te zijn. Wel ben je nieuwsgierig naar het werk van de afdelingen en vind je het interessant om te werken met experts, managers, projectteams en opdrachtgevers binnen het defensie- en veiligheidsdomein.

Wat ga je doen?

Jouw werk is veelzijdig en geen dag is hetzelfde. Je ondersteunt één of meerdere managers en bent tegelijkertijd een toegankelijk aanspreekpunt voor de medewerkers van de afdeling of afdelingen. Je houdt overzicht, brengt structuur aan en schakelt gemakkelijk tussen geplande werkzaamheden en vragen die onverwacht tussendoor komen. Je werkzaamheden vragen om zelfstandigheid, flexibiliteit en een sterk gevoel voor prioriteiten. Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende onderwerpen en stakeholders en weet ook in een omgeving met vertrouwelijke of gevoelige informatie zorgvuldig en professioneel te handelen.

Samen met je collega’s binnen Management Support zorg je voor continuïteit en kwaliteit in de ondersteuning. Je kijkt daarbij niet alleen naar wat er vandaag moet gebeuren, maar denkt ook vooruit en signaleert waar processen slimmer of efficiënter kunnen worden ingericht.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Beheren en coördineren van complexe agenda’s en mailboxen, waarbij je zelfstandig prioriteiten stelt en vooruit plant;
• Organiseren en voorbereiden van management overleggen, afdelingsbijeenkomsten, strategiedagen, workshops en andere bijeenkomsten;
• Voorbereiden en structureren van overleggen, vastleggen van besluiten en bewaken van afspraken en actiepunten;
• Optreden als organisatorisch aanspreekpunt voor managers, medewerkers en interne en externe stakeholders;
• Ondersteunen bij onboarding en offboarding van medewerkers en bijdragen aan een goede start van nieuwe collega’s;
• Regelen van praktische, facilitaire en organisatorische zaken voor de afdeling(en);
• Uitvoeren en coördineren van administratieve en organisatorische werkzaamheden, zoals bestellingen, aanvragen en inkooporders;
• Ondersteunen bij het organiseren van dienstreizen en bijeenkomsten;
• Verzorgen en actueel houden van informatievoorziening via onder andere SharePoint en Microsoft Teams;
• Ondersteunen bij divisiebrede activiteiten en projecten en waar nodig afstemmen met andere organisatieonderdelen binnen TNO;
• Afstemmen en samenwerken met andere Management Support Professionals, zodat de continuïteit van de ondersteuning goed geregeld is;
• Signaleren van knelpunten en verbeterkansen en actief bijdragen aan het verder professionaliseren van Management Support;
• Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke, bedrijfsgevoelige en waar van toepassing gerubriceerde informatie.

De divisie Electromagnetics & Military Operations in het kort

Binnen Electromagnetics & Military Operations werken verschillende disciplines samen aan technologische en operationele vraagstukken binnen het defensie- en veiligheidsdomein.

Onze professionals combineren diepgaande technologische expertise met kennis van militaire operaties en de omstandigheden waarin nieuwe technologie daadwerkelijk moet functioneren. Daarbij werken we aan oplossingen en toepassingen op het gebied van onder meer elektromagnetische technologie, militaire operaties en ondersteuning van operationele besluitvorming.

De omgeving waarin je werkt is professioneel, technisch en internationaal georiënteerd. Je krijgt te maken met experts, managers, projectteams en opdrachtgevers die werken aan vraagstukken waarbij innovatie, veiligheid en maatschappelijke relevantie samenkomen.

Als Management Support Professional hoef je uiteraard geen inhoudelijk specialist te zijn. Wel vind je het interessant om te werken in een complexe technische omgeving en ben je nieuwsgierig naar wat er binnen de divisie gebeurt. Hierdoor kun je steeds beter anticiperen op wat managers en teams nodig hebben.

Wat wij van jou verwachten

Je bent een proactieve en professionele ondersteuner die gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden, managers en stakeholders. Je houdt overzicht, ook wanneer agenda’s vol zijn en prioriteiten veranderen. Je wacht niet altijd af tot iemand je vertelt wat er moet gebeuren, maar signaleert zelf wat nodig is en onderneemt actie.

Collega’s stappen gemakkelijk op je af. Je bent servicegericht en toont oprechte interesse, maar je verliest daarbij de voortgang en de belangen van de organisatie niet uit het oog. Je bent organisatiesensitief, zorgvuldig en discreet. Je begrijpt dat werken binnen het defensie- en veiligheidsdomein vraagt om integriteit en een groot verantwoordelijkheidsgevoel.

Daarnaast neem je mee:

• een afgeronde mbo-4 opleiding, bij voorkeur in managementassistentie, officemanagement of een vergelijkbare richting;
• enkele jaren relevante werkervaring als Management Support Professional, managementassistent, directiesecretaresse, personal assistant of in een vergelijkbare ondersteunende functie;
• uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal en een goede beheersing van het Engels;
• ervaring met Microsoft 365-applicaties, waaronder Outlook, Teams, Word en SharePoint;
• het vermogen om zelfstandig te werken, overzicht te bewaren en prioriteiten te stellen;
• een proactieve, flexibele en servicegerichte houding, gecombineerd met voldoende stevigheid om waar nodig grenzen aan te geven of prioriteiten bespreekbaar te maken;
• goede communicatieve vaardigheden, organisatiesensitiviteit en het vermogen om gemakkelijk samen te werken met verschillende niveaus binnen de organisatie;
• een zorgvuldige en integere manier van werken en het vermogen om vertrouwelijk met informatie om te gaan;
• bereidheid om incidenteel op verschillende TNO-locaties aanwezig te zijn voor overleggen of bijeenkomsten.

Wat wij jou bieden

Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris tussen € 2.635,- en € 4.093,- (afhankelijk van je kennis en ervaring), vakantiegeld (8%), een 13de maand (8,33%) en een flexbudget (5,58% + € 180), krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.

Daarnaast kun je bij TNO een ‘menu’ aan arbeidsvoorwaarden samenstellen dat bij jouw persoonlijke situatie past. Wat je ook mag verwachten:

• Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.
• Mogelijkheid om cursussen, opleidingen en workshops te volgen en congressen te bezoeken, en coaching als je daar behoefte aan hebt.
• 33 vakantiedagen plus een flexibele feestdag, die in te zetten is op een culturele, religieuze of anderszins belangrijke dag naar keuze (bij een fulltime dienstverband).
• Een werkgever die divers talent waardeert en stimuleert, met initiatieven als Jong TNO, verschillende expertise gildes, onze Rainbow Community en Round Tables over inclusiethema’s.
• Een uitgebreide en flexibele mobiliteitsregeling, inclusief volledige vergoeding van openbaar vervoer voor woon-werk en zakelijke reizen.
• Gezellige activiteiten met je team en andere TNO'ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.
• Flexibele werktijden, de mogelijkheid om parttime (32 of 36 uur) te werken en de mogelijkheid om thuis te werken.
• Een goede pensioenregeling.

Lees hier uit welke arbeidsvoorwaarden je verder kunt kiezen.

TNO als werkgever

Onze mensen vormen het hart van TNO. Hun nieuwsgierigheid, expertise en ondernemerschap maken het mogelijk om impactvolle onderzoeken en innovaties te creëren voor duurzaam welzijn en welvaart van de samenleving. Daarom investeren wij in een inspirerende en inclusieve werkomgeving waarin collega’s kunnen excelleren, autonomie hebben en kunnen groeien.

Jouw talent en ambitie krijgen bij TNO alle ruimte. Je werkt samen met experts (zowel binnen als buiten TNO), je hebt toegang tot geavanceerde technologie en de vrijheid om te onderzoeken, te experimenteren en te vernieuwen. Onze kracht ligt in onafhankelijkheid, betrouwbaarheid en samenwerking. Door samen te werken met bedrijven en overheden en door verschillende perspectieven te verbinden, versterken we onze innovatiekracht. En we creëren verantwoord en betekenisvol resultaat. We vinden elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en we zijn gedreven om grenzen te verleggen.

Bij TNO geloven we dat dit onze tijd is om de samenleving, de overheid en het bedrijfsleven sneller vooruit te helpen. Samen met gedreven collega’s zet je kennis om in concrete innovaties of ondernemingen die écht verschil maken. Door de kracht van wetenschap en ondernemerschap te bundelen. Druk jouw stempel op ónze tijd.

Hoe ziet het proces eruit?

Reageren kan tot en met 20 oktober 2026. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes. In een laatste gesprek bespreken we de arbeidsvoorwaarden die je zelf samenstelt. We streven ernaar de hele procedure binnen vier weken af te ronden.

Een online assessment en referentiecheck kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Als je bij ons komt werken vragen wij je ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.

Omdat je ook gaat werken voor opdrachtgevers in het defensie- en veiligheidsdomein is het noodzakelijk dat de AIVD een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) afgeeft. Daarom onderga je vooraf een veiligheidsonderzoek. Meer informatie daarover lees je hier.