Management Assistent

Over deze vacature

Als Management Assistent ben je onmisbaar, door jou kunnen je collega’s namelijk nóg beter hun werk doen. Door jouw positieve, gedreven en flexibele inzet draait de afdeling als een geoliede machine, omdat je altijd klaarstaat voor collega’s en zorgt dat dingen goed geregeld worden. Je hebt veel eigen regie over je werk en weet waar je aan toe bent. De rol biedt afwisseling, zonder dat het chaotisch wordt.Binnen de TNO-unit Defence Safety & Security zoeken we ondersteuning voor de afdeling Human Behaviour & Collaboration (HBC) in Soesterberg. Onze afdeling HBC helpt Defensie, politie en andere veiligheidspartners om menselijk gedrag en samenwerking beter te begrijpen en te benutten, zodat zij effectief blijven wanneer het erop aankomt.

Wat ga je doen?

Geen dag is hetzelfde. Als Management Assistent ondersteun je de manager en de collega’s van de afdeling bij uiteenlopende organisatorische, secretariële en administratieve werkzaamheden. Je beheert de agenda van de manager, plant en organiseert overleggen, sluit waar nodig aan en ondersteunt bij correspondentie zoals brieven, memo’s en offertes. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en zorgt dat zaken zorgvuldig en op tijd worden geregeld. Loopt een planning anders dan verwacht of komt er een verzoek tussendoor? Dan schakel je snel en breng je opnieuw structuur aan. Ook ondersteun je bij de onboarding van nieuwe collega’s, zodat zij goed van start kunnen en de belangrijkste praktische zaken op tijd geregeld zijn. Zie je dat iets slimmer of beter kan? Dan laat je dit horen. Wij waarderen het als je meedenkt.

Zie je na verloop van tijd ruimte om je rol te verbreden? Dan zijn daar binnen TNO mogelijkheden voor, bijvoorbeeld door ook andere (afdelingsoverschrijdende) taken op te pakken. Zo gaat jouw rol nooit vervelen.

Wat wij van jou verwachten

Jij bent de manager en je andere collega’s vaak net een stapje voor. Doordat je goed bent in plannen en prioriteren, zie je wat er moet gebeuren en schakel je snel tussen verschillende taken. En is iets niet haalbaar? Dan communiceer je dat helder en eerlijk. Daarbij toon je oprechte interesse in je collega’s, die – mede door jouw optimistische instelling – graag naar jou toe komen om iets te vragen.

Wat je verder meebrengt:Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als management assistent, secretaresse, Personal Assistant of in een vergelijkbare functie;Je hebt tenminste een afgeronde opleiding op MBO niveau;Je hebt een goede beheersing van Microsoft Officepakket (Outlook, Word, Excel, PowerPoint). Ervaring met SharePoint, SAP of vergelijkbare systemen is een pre;Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden (schriftelijk en mondeling) in Nederlands en Engels.

Wat wij jou bieden

Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris tussen € 2.900,- en € 4.000,- (afhankelijk van je kennis en ervaring), vakantiegeld (8%), een 13de maand (8,33%) en een flexbudget (5,58% + € 180), krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.

Misschien wil je doorgroeien in de richting commercie of consultancy. Of wil je projectmanager worden, jezelf meer verdiepen in duurzame innovaties of carrière maken als technisch expert.

Daarnaast kun je bij TNO een ‘menu’ aan arbeidsvoorwaarden samenstellen dat bij jouw persoonlijke situatie past. Wat je ook mag verwachten:

• Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.
• Mogelijkheid om cursussen, opleidingen en workshops te volgen en congressen te bezoeken, en coaching als je daar behoefte aan hebt.
• 33 vakantiedagen plus een flexibele feestdag, die in te zetten is op een culturele, religieuze of anderszins belangrijke dag naar keuze (bij een fulltime dienstverband).
• Een werkgever die divers talent waardeert en stimuleert, met initiatieven als Jong TNO, verschillende expertise gildes, onze Rainbow Community en Round Tables over inclusiethema’s.
• Een uitgebreide en flexibele mobiliteitsregeling, inclusief volledige vergoeding van openbaar vervoer voor woon-werk en zakelijke reizen.
• Gezellige activiteiten met je team en andere TNO'ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.
• Flexibele werktijden, de mogelijkheid om parttime (32 uur) te werken en de mogelijkheid om thuis te werken.
• Uitgebreid verhuispakket voor internationale sollicitanten.
• Een goede pensioenregeling.

Lees hier uit welke arbeidsvoorwaarden je verder kunt kiezen.

TNO als werkgever

Onze mensen vormen het hart van TNO. Hun nieuwsgierigheid, expertise en ondernemerschap maken het mogelijk om impactvolle onderzoeken en innovaties te creëren voor duurzaam welzijn en welvaart van de samenleving. Daarom investeren wij in een inspirerende en inclusieve werkomgeving waarin collega’s kunnen excelleren, autonomie hebben en kunnen groeien.

Jouw talent en ambitie krijgen bij TNO alle ruimte. Je werkt samen met experts (zowel binnen als buiten TNO), je hebt toegang tot geavanceerde technologie en de vrijheid om te onderzoeken, te experimenteren en te vernieuwen. Onze kracht ligt in onafhankelijkheid, betrouwbaarheid en samenwerking. Door samen te werken met bedrijven en overheden en door verschillende perspectieven te verbinden, versterken we onze innovatiekracht. En we creëren verantwoord en betekenisvol resultaat. We vinden elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en we zijn gedreven om grenzen te verleggen.

Bij TNO geloven we dat dit onze tijd is om de samenleving, de overheid en het bedrijfsleven sneller vooruit te helpen. Samen met gedreven collega’s zet je kennis om in concrete innovaties of ondernemingen die écht verschil maken. Door de kracht van wetenschap en ondernemerschap te bundelen. Druk jouw stempel op ónze tijd.

Hoe ziet het proces eruit?

Reageren kan tot en met 21 spetember 2026. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes. De eerste ronde staat gepland opv 5 oktober 2026. De tweede ronde staat gepland in de week van 17 oktober 2026. In een laatste gesprek bespreken we de arbeidsvoorwaarden die je zelf samenstelt. We streven ernaar de hele procedure binnen vier weken af te ronden.

Een online assessment en referentiecheck kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Als je bij ons komt werken vragen wij je ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.

Omdat je ook gaat werken voor opdrachtgevers in het defensie- en veiligheidsdomein is het noodzakelijk dat de AIVD een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) afgeeft. Daarom onderga je vooraf een veiligheidsonderzoek. Meer informatie daarover lees je hier.