Job

Secretaresse

Bijdragen aan het goed functioneren van onze facilitaire dienstverlening. Zie jij het voor je? Word Secretaresse bij TNO in Den Haag.

Locatie

Den Haag

Opleidingsniveau

hbo

Type

Vacature

Uren per week

Fulltime – 40

Geïnteresseerd?

Nu solliciteren

Solliciteer

Onze facilitaire dienstverlening draagt bij aan veilige, gezonde, inspirerende en goed werkende faciliteiten en werkplekken. Voor onze partners, voor elkaar, voor onszelf en voor TNO. Altijd en overal. De ervaring die je hebt als je TNO binnenloopt of bij ons inlogt staat hierin voorop. Wij streven ernaar om een 8+ serviceorganisatie te zijn. Elke dag en voor iedereen. Dit doen wij als één team door onze servicebelofte, die we in 4 kernwoorden hebben samengevat:

  • Bereikbaar
  • Betrokken
  • Duidelijk
  • Betrouwbaar
Met deze servicebelofte zorgen wij er voor dat collega’s en gasten zich welkom voelen in een veilige en nette omgeving. Dat ze ontzorgt worden en de faciliteiten hebben om dagelijks te kunnen uitblinken. Als mens en als wetenschapper. Omdat dit volgens ons één van de meest onmisbare randvoorwaarde voor TNO is om tot baanbrekende innovaties te komen en sociale impact te maken. 
En daar ga jij een beslissende bijdrage aan leveren. Door jou kunnen de managers en hun teams het werk nóg beter uitvoeren. Als Secretaresse ben je daarom onmisbaar voor de afdeling Corporate Real Estate & Facilities (CREF) bij TNO. Omdat je proactief mails en telefoontjes beantwoordt, afspraken plant en meetings organiseert. Maar zeker ook omdat je betrouwbaar bent, altijd klaarstaat voor collega’s en je op een fijne rustige manier zorgt dat dingen geregeld worden. 

Wat ga je doen?

Jouw baan is superafwisselend: de hele dag switch je tussen verschillende taken en telkens kijk je wat waar nodig is. Hoe jij je dag indeelt, bepaal je helemaal zelf. Je ondersteunt binnen CREF de afdeling Onderzoeksfaciliteiten die zich voornamelijk richt op kwaliteit, veiligheid, gezondheid en milieu (SHE) en afdeling Operational Excellence & Auditing (OE&A).

Jij assisteert twee afdelingsmanagers en hun team(s). Je beheert in elk geval de agenda’s en mailbox van de managers, plant en sluit aan bij (afdeling)overleggen, notuleert en beantwoordt vragen, bijvoorbeeld over de TNO-systemen. Weet je het antwoord even niet? Geen probleem. Jij checkt het bij je collega’s. 

Jij staat altijd klaar voor de medewerkers van SHE en OE&A. Ook voor spoedzaken. Meldt een manager zich ziek? Dan cancel je zijn of haar afspraken voor die dag en bewaakt het herplannen. Moet er voor morgen een vergaderlocatie met lunch geregeld worden? Jij zorgt dat dit in no time is georganiseerd. Verder regel je alles voor nieuw personeel en handel je bestellingen af. Je bewaart altijd het overzicht, zowel voor jezelf als de managers. En zie je dat iets beter kan? Laat het horen. Wij waarderen het als je meedenkt. Daarnaast kun je, als je wilt, andere afdelings- of TNO-brede taken oppakken. Zo wordt jouw baan nooit saai! 

Good to know: de managers werken op locaties door heel Nederland. Als secretarieel medewerker werk je in Den Haag. Je secretariaat-collega’s ontmoet je sowieso elke week (via Teams) tijdens een koffiemomentje. Andere TNO-collega’s zie je regelmatig op kantoor. 

Hoe wil jij bijdragen aan de wereld van morgen? Hoe groot kan jouw impact zijn? Kom werken bij TNO en zie het voor je.

Wat wij van jou verwachten

Jij bent de managers en je andere collega’s vaak net een stapje voor. Doordat je kunt plannen en prioriteren als de beste en proactief werkt, zie je wat er moet gebeuren en schakel je snel  tussen verschillende taken. En is iets niet haalbaar? Dan communiceer je dat helder en eerlijk. Daarbij toon je oprechte interesse in je collega’s, die – mede door jouw optimistische instelling – graag naar jou komen om iets te vragen. Je komt je afspraken na en vindt het geen punt om soms wat langer door te werken, als er een spoedklus tussendoor komt.

Wat je verder meebrengt:
  • Je hebt Hbo-werk-en denkniveau.
  • Je kunt goed overzicht bewaren, bent proactief en werkt snel en efficiënt
  • 32-40 uur beschikbaarheid
  • Je hebt ervaring als managementassistent of secretarieel medewerker.
  • Je hebt goede communicatieve vaardigheden in het Engels en Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk
  • Je bent enthousiast 

Wat wij jou bieden

Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris tussen € 2.461,- en € 3.540,- (afhankelijk van je kennis en ervaring), vakantiegeld (8%), een dertiende maand (8,33%) en een flexbudget (5,58% + €180), krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.

Daarnaast kun je bij TNO een ‘menu’ aan arbeidsvoorwaarden samenstellen dat bij jouw persoonlijke situatie past. Wat je ook mag verwachten:
  • Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.
  • Mogelijkheid om cursussen, opleidingen en workshops te volgen en congressen te bezoeken, en coaching als je daar behoefte aan hebt.
  • 33 vakantiedagen (bij een fulltime dienstverband).
  • Reiskostenvergoeding.
  • Gezellige activiteiten met je team en andere TNO'ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.
  • Flexibele werktijden en de mogelijkheid om thuis te werken.
  • Netwerkmogelijkheden en leuke activiteiten georganiseerd door Jong TNO.
  • Een goede pensioenregeling.
Lees hier uit welke arbeidsvoorwaarden je verder kunt kiezen.

TNO als werkgever

Bij TNO innoveren we voor een gezonder, veiliger en duurzamer leven. En voor een sterke economie. Sinds 1932 ontwikkelen wij kennis en technologie voor het algemeen belang. We vinden elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en we zijn gedreven om grenzen te verleggen. Voor jouw talent en ambitie is er alle ruimte en ondersteuning. Je werkt samen met mensen die aan je gewaagd zijn, die jou inspireren én van jou willen leren. Onze state-of-the-art-faciliteiten zijn er om jouw visie te verwezenlijken. Wat je bij TNO doet, doet ertoe: impact maakt het verschil. Want met elke innovatie draag je bij aan het leven van morgen. Lees meer over TNO als werkgever.

Bij TNO stimuleren we een inclusieve werkomgeving, waar jij jezelf kunt zijn. Wat je verhaal ook is en welke unieke eigenschappen je ook meebrengt. Juist door onze unieke krachten en perspectieven te bundelen zijn we in staat om innovaties te ontwikkelen die een wezenlijk verschil maken in de samenleving. Meer weten? Lees welke stappen wij zetten op het gebied van diversiteit en inclusie.

Hoe ziet het proces eruit?

Reageren kan tot en met 16 september 2022. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes. In een laatste gesprek bespreken we de arbeidsvoorwaarden die je zelf samenstelt. We streven ernaar de hele procedure binnen vier weken af te ronden. Indien we voldoende reacties hebben ontvangen, is het mogelijk dat de vacature eerder wordt gesloten.  

Een online assessment en referentiecheck kunnen deel uitmaken van de selectieprocedure

Omdat je ook gaat werken voor opdrachtgevers in het defensie- en veiligheidsdomein is het noodzakelijk dat de AIVD een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB-B) afgeeft. Daarom onderga je vooraf een veiligheidsonderzoek. Meer informatie daarover lees je hier.

Heeft deze vacature iets bij je los gemaakt?

Dan zien we je reactie graag tegemoet!
Voor meer informatie over de baan of de procedure kun je contact met ons opnemen.

Recruiter: Eric Atuahene
Mobiel: +31 (0)6 187 22044
LinkedIn: www.linkedin.com/in/eric-atuahene

Hiring manager: Marco Schuringa
Telefoonnummer: 08886 64675

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Geïnteresseerd?

Nu solliciteren

Solliciteer