Eén gemeente, tientallen warmte-initiatieven: zo kreeg Leiden grip op de samenwerking

Op zoek naar structuur

Gemeente Leiden had meer dan vijftien warmte-initiatieven in de stad, in uiteenlopende stadia en niet allemaal even zichtbaar. Er was geen kader om er gestructureerd mee samen te werken. “Wij waren heel erg op zoek naar een effectieve en efficiënte manier om met de initiatieven om te gaan,” vertelt Lucille Klaassens, beleidsmedewerker bij gemeente Leiden. “Hoe kunnen we recht doen aan al die initiatieven, in al hun verscheidenheid?”

Bij TNO speelde op dat moment een vergelijkbare vraag. Binnen het Exploratory Research Programme (ERP) Better Together onderzoekt TNO hoe bewonersinitiatieven, gemeenten en andere partijen beter kunnen samenwerken aan transities. Om dit in de praktijk samen te ervaren, sloeg TNO de handen ineen met de gemeente Leiden. Marloes van der Klauw, die vanuit TNO een leidende rol heeft in Better Together: “Zo ontstond vanuit twee uitdagingen een mooie samenwerking.”

Sleutelrol van Energiek Leiden

Samen met TNO organiseerde de gemeente een eerste werksessie om alle initiatieven in de stad in kaart te brengen: welke liggen ons na aan het hart, welke staan verder weg, en waar komt dat door? “Dat gaf meteen al inzicht, er werden goede vragen gesteld,” zegt Lucille. “Wij gingen daardoor ook nadenken: wat verwachten wij als gemeente eigenlijk van de initiatieven? Die vraag hadden we onszelf nog te weinig gesteld.”

Uit die eerste sessie kwam ook de sleutelrol van Energiek Leiden naar voren. Als coöperatie beweegt Energiek Leiden zich dagelijks tussen gemeente en bewoners. Ze onderhouden relaties met kleine initiatieven op een schaal die voor een gemeente niet te organiseren is. Het vervolg lag dan ook voor de hand: samen met Energiek Leiden uitwerken hoe de samenwerking eruit moet zien, onder regie van TNO.

Voor Energiek Leiden kwam dat op een logisch moment, vertelt Gilbert de Nijs, kwartiermaker warmte bij de coöperatie. “We waren al bezig met een stappenplan voor warmte-initiatieven, gericht op de stappen die bewonersinitiatieven zelf moeten zetten.” Maar de rol van de gemeente was hierin nog onduidelijk. Gilbert: “Op een gegeven moment merkten we: hier hebben we begeleiding bij nodig.”

Methoden uit de familietherapie

TNO interviewde eerst alle betrokkenen afzonderlijk. Wat verwacht je van de samenwerking? Waar loop je tegenaan? En hoe zie je de rol van de ander? Die gesprekken legden patronen bloot die je in veel samenwerkingsvraagstukken terugziet: onuitgesproken verwachtingen, onduidelijke posities, aannames over elkaars intenties. Patronen die je ook kent uit relaties tussen mensen.

TNO greep voor de gezamenlijke sessies dan ook bewust naar methoden uit de familietherapie; Systeemopstellingen, oorspronkelijk ontwikkeld om verhoudingen binnen families zichtbaar te maken, werden hier ingezet op de relatie tussen gemeente, energiecoöperatie en bewonersinitiatieven.

Samenwerking structureren met duplo-poppetjes

Met duplo-poppetjes verbeeldden deelnemers hoe ze de onderlinge verhoudingen zagen. Staat Energiek Leiden naast de gemeente en tegenover de initiatieven? Andersom? Of juist ertussen? Ook kregen ze stellingen waarbij ze fysiek positie moesten innemen op een denkbeeldige lijn. Denk aan: moeten er méér initiatieven komen, of moeten bestaande initiatieven verder worden gebracht?

Dat duplo-poppetjes en familieopstellingen zouden helpen om de samenwerking tussen gemeente, energiecoöperatie en tientallen bewonersinitiatieven te structureren, had niemand in de gemeente Leiden vooraf bedacht.

“Het was voor ons heel nieuw en het bracht een bepaalde luchtigheid,” zegt Lucille van gemeente Leiden. “Anders zit je rond een tafel alleen maar te denken vanuit je verstand. Nu was er een soort spelelement. Samen spelen en samen ontdekken.” Dat is volgens haar juist in de warmtetransitie waardevol: “Veel mensen in de energietransitie zijn best technisch en rationeel. Die menselijke kant, dat mensenwerk, wordt echt weleens vergeten.”

De werkvormen maakten het ook toegankelijk, merkte Gilbert van Energiek Leiden: “Ik vond het heel prettig en verfrissend om het op deze manier aan te pakken. Ook mensen die dit soort methoden niet gewend zijn, konden er makkelijk in mee.” De stellingen leverden hem bovendien een verrassing op: “Ik merkte dat we in ons denken dichter bij elkaar staan dan ik vooraf had verwacht.”

Suzan van Kempen van TNO Vector begeleidde alle sessies. Ze zag dat de aanwezigheid van een onafhankelijke derde partij positief uitpakte voor de gesprekken. “Het werd: we laten aan TNO weten wat we belangrijk vinden , in plaats van: we laten aan elkaar weten dat we het niet eens zijn. Dit creëerde een soort afstand die uiteindelijk heel erg hielp om samen te werken.”

Die onafhankelijkheid is volgens Marloes precies wat TNO kan bieden: “We zijn er niet alleen voor de gemeente, voor Energiek Leiden, of voor de warmte-initiatieven. We zorgen voor een goed lopende samenwerking tussen alle drie de partijen.”

Samenwerkingskompas biedt houvast

De inzichten uit de sessies leidden tot het Leidse Samenwerkingskompas warmte-initiatieven. Het kompas beantwoordt precies de vragen waarmee het traject begon: wie doet wat, wanneer haakt de gemeente aan, wat mag een initiatief verwachten en wat verwacht de gemeente van een initiatief? Per fase, van idee tot beheer, legt het vast welke ondersteuning Energiek Leiden en de gemeente bieden en wat daar tegenover moet staan.

In de beginfase is Energiek Leiden het eerste aanspreekpunt, zij helpen bij het vormen van een initiatiefgroep en kunnen bijvoorbeeld de eerste bewonersavond bekostigen. De gemeente sluit aan zodra een initiatief richting een voorkeursscenario werkt en er grotere investeringen in beeld komen.

Het kompas werd twee keer voorgelegd aan betrokkenen van de warmte-initiatieven in de stad, waarbij iedereen vragen mocht stellen en input mocht geven. En dat werd goed ontvangen. Suzan: “Iemand zei: dit heb ik nog nooit meegemaakt, dat de gemeente zich zó geïnteresseerd opstelt naar ons.” Ook Lucille herinnert zich positieve reacties: “Iemand zei: ik had nooit durven dromen dat we nog eens zo'n samenwerking met de gemeente zouden hebben.”

Een stevige basis voor verdere samenwerking

Begin 2026 stelde het college het kompas vast. Kort daarna opende de gemeente een nieuwe subsidieregeling voor warmte-initiatieven. Het kompas is pas enkele maanden in gebruik, en Lucille is er eerlijk over: “Het is nu vooral nog iets op papier. We moeten zorgen dat we ook echt op die manier gaan werken.”

Toch is de belangrijkste opbrengst volgens haar al zichtbaar: “Tijdens dat hele traject is het vertrouwen tussen de gemeente en Energiek Leiden enorm gegroeid.” Die basis werd onlangs nog op de proef gesteld toen de gemeente en Energiek Leiden anders dachten over een bepaalde beslissing. Gilbert: “De relatie is gelukkig stevig genoeg dat het dat nu kan hebben.”

Welk advies heeft Lucille voor andere gemeenten? “Je hoeft nog niet precies te weten wat je wilt of waar je naartoe gaat. Het is al heel goed om met een aantal partijen samen te gaan zitten en een basisverkenning te doen.” En dat een onafhankelijke partij dat proces begeleidt, helpt volgens alle betrokkenen om tot een goede samenwerking te komen en vertrouwen op te bouwen.

Ook een maatschappelijke transitievraagstuk?

Staat jouw gemeente of organisatie voor een vergelijkbaar samenwerkingsvraagstuk? Wij denken graag mee.