Management Assistent Acoustics & Underwater Warfare

Over deze vacature

Als Management Assistent (24 - 40 uur per week) ben je onmisbaar, door jou kunnen je collega’s namelijk nóg beter hun werk doen. Door jouw positieve, gedreven en flexibele inzet draait de afdeling als een geoliede machine, omdat je altijd klaarstaat voor collega’s en zorgt dat dingen goed geregeld worden.

TNO speelt als kennisinstituut met duizend hoogopgeleide medewerkers een belangrijke rol op het gebied van innovaties voor Defensie & Veiligheid. We dragen actief bij aan een veiliger wereld, zowel in nationaal als in Europees verband. Je komt te werken bij de divisie Acoustics & Underwater Warfare. Deze divisie telt circa 160 collega’s, verdeeld over vijf afdelingen: vier onderzoeksafdelingen en een instrumentmakerij. De vijf afdelingen worden door vier research managers geleid.

De divisie Acoustics and Underwater Warfare brengt alle akoestische expertise binnen TNO bij elkaar en werkt voornamelijk voor het Ministerie van Defensie, en daarnaast ook voor andere opdrachtgevers binnen de overheid en het bedrijfsleven. De onderzoekers houden zich bijvoorbeeld bezig met het verbeteren van sonarsystemen voor de Koninklijke Marine, of bedenken methodes waarmee met behulp van geluid heel precieze metingen van de kwaliteiten van materialen kan worden gedaan. De divisie wordt ondersteund door een secretariaat, dat bestaat uit vier management assistenten.

Wat ga je doen?

Jouw baan is superafwisselend: je bent elke dag met diverse taken bezig en telkens ben je zelf verantwoordelijk om te kijken wat er nodig is. Hoe jij je dag indeelt, bepaal je helemaal zelf. Je assisteert de vier research managers en de medewerkers van de afdelingen. Je beheert de agenda van één of meerdere research managers, handelt bestellingen af, regelt dienstreizen en bewaart altijd het overzicht. Voor de medewerkers van de afdelingen handel je correspondentie zoals brieven, memo’s en offertes af. Je zorgt voor de soepele verwerking en verzending van rapporten en regelt alles voor nieuw personeel. Dit alles doe je samen met drie collega management assistenten, en via een gezamenlijk emailadres.

Jij staat altijd klaar voor de managers en medewerkers van de afdelingen. Ook voor spoedzaken. Meldt een manager zich ziek? Dan cancel je zijn/haar afspraken voor die dag en bewaakt het herplannen. Moet er voor morgen een vergaderlocatie met lunch geregeld worden? Jij zorgt dat dit in no time is georganiseerd. En zie je dat iets beter kan? Dan laat je dit horen. Wij waarderen het als je meedenkt. Daarnaast kun je, als je wilt, andere afdelings- of TNO-brede taken oppakken. Zo wordt jouw baan nooit saai!

Wat wij van jou verwachten

Door je pro-actieve insteek ben jij de managers en medewerkers vaak net een stapje voor. Doordat je goed bent in plannen en prioriteren, zie je wat er moet gebeuren en schakel je snel tussen verschillende taken. En is iets niet haalbaar? Dan communiceer je dat helder en eerlijk. Daarbij toon je oprechte interesse in je collega’s, die – mede door jouw optimistische instelling – graag naar jou toe komen om iets te vragen.

Wat je verder meebrengt:

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring als management assistent, secretaresse of in een vergelijkbare functie;
• Je hebt tenminste een afgeronde opleiding op MBO niveau;
• Je hebt een goede beheersing van ondersteunende systemen en gangbare Microsoft Office applicaties, zoals Outlook, Word en SharePoint;
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden (schriftelijk en mondeling) in Nederlands en Engels.

Wat wij jou bieden

Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris (afhankelijk van je kennis en ervaring), vakantiegeld (8%), een 13de maand (8,33%) en een flexbudget (5,58% + € 180), krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.

Daarnaast kun je bij TNO een ‘menu’ aan arbeidsvoorwaarden samenstellen dat bij jouw persoonlijke situatie past. Wat je ook mag verwachten:

• Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.
• Mogelijkheid om cursussen, opleidingen en workshops te volgen en congressen te bezoeken, en coaching als je daar behoefte aan hebt.
• 33 vakantiedagen plus een flexibele feestdag, die in te zetten is op een culturele, religieuze of anderszins belangrijke dag naar keuze (bij een fulltime dienstverband).
• Een werkgever die divers talent waardeert en stimuleert, met initiatieven als Jong TNO, verschillende expertise gildes, onze Rainbow Community en Round Tables over inclusiethema’s.
• Een uitgebreide en flexibele mobiliteitsregeling, inclusief volledige vergoeding van openbaar vervoer voor woon-werk en zakelijke reizen.
• Gezellige activiteiten met je team en andere TNO'ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.
• Flexibele werktijden, de mogelijkheid om parttime (32 of 36 uur) te werken en de mogelijkheid om thuis te werken.
• Uitgebreid verhuispakket voor internationale sollicitanten.
• Een goede pensioenregeling.

Lees hier uit welke arbeidsvoorwaarden je verder kunt kiezen.

TNO als werkgever

Onze mensen vormen het hart van TNO. Hun nieuwsgierigheid, expertise en ondernemerschap maken het mogelijk om impactvolle onderzoeken en innovaties te creëren voor duurzaam welzijn en welvaart van de samenleving. Daarom investeren wij in een inspirerende en inclusieve werkomgeving waarin collega’s kunnen excelleren, autonomie hebben en kunnen groeien.

Jouw talent en ambitie krijgen bij TNO alle ruimte. Je werkt samen met experts (zowel binnen als buiten TNO), je hebt toegang tot geavanceerde technologie en de vrijheid om te onderzoeken, te experimenteren en te vernieuwen. Onze kracht ligt in onafhankelijkheid, betrouwbaarheid en samenwerking. Door samen te werken met bedrijven en overheden en door verschillende perspectieven te verbinden, versterken we onze innovatiekracht. En we creëren verantwoord en betekenisvol resultaat. We vinden elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en we zijn gedreven om grenzen te verleggen.

Bij TNO geloven we dat dit onze tijd is om de samenleving, de overheid en het bedrijfsleven sneller vooruit te helpen. Samen met gedreven collega’s zet je kennis om in concrete innovaties of ondernemingen die écht verschil maken. Door de kracht van wetenschap en ondernemerschap te bundelen. Druk jouw stempel op ónze tijd.

Hoe ziet het proces eruit?

Reageren kan tot en met 16 oktober 2026. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes. In een laatste gesprek bespreken we de arbeidsvoorwaarden die je zelf samenstelt. We streven ernaar de hele procedure binnen vier weken af te ronden.

Een online assessment en referentiecheck kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Als je bij ons komt werken vragen wij je ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.

Omdat je ook gaat werken voor opdrachtgevers in het defensie- en veiligheidsdomein is het noodzakelijk dat de AIVD een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) afgeeft. Daarom onderga je vooraf een veiligheidsonderzoek. Meer informatie daarover lees je hier.