Management Assistent (PMO, hybride 24 uur per week)

Werken met- en voor elkaar zit jou in de genen! Door jou kunnen de afdelingsmanagers en het bijbehorende team het werk nóg beter uitvoeren. Als management assistent (of Professioneel Management Ondersteuner zoals we de functie intern binnen TNO noemen) ben jij daarom onmisbaar voor de unit Defence, Safety & Security (DSS) bij TNO. Omdat je proactief mails en telefoontjes beantwoordt, afspraken plant en meetings organiseert. Maar zeker ook omdat je betrouwbaar bent en altijd klaarstaat voor collega’s. En je op een fijne rustige manier zorgt dat dingen geregeld worden. Je bent een spin in het web en een rots in de branding voor de collega’s.

Jouw baan is superafwisselend: de hele dag switch je tussen verschillende taken en telkens kijk je wat waar nodig is. Hoe je je dag indeelt, bepaal je vrijwel helemaal zelf. Je werkt voor de twee afdelingen Electronic Warfare en Electromagnetic Signatures & Propagation, onderdeel van de unit DSS. Jij ondersteunt, samen met jouw collega-management assistent, de afdelingsmanagers en het de bijbehorende teams en de daaraan gelieerde business developers. Je beheert in elk geval de agenda’s en mailbox van de managers, plant en sluit aan bij (afdeling)overleggen en beantwoordt vragen, bijvoorbeeld over de TNO-systemen. Weet je het antwoord even niet? Geen probleem. Jij checkt het bij je collega’s.

Je staat altijd klaar voor de medewerkers van Electronic Warfare en Electromagnetic Signatures & Propagation. Ook voor spoedzaken. Meldt de researchmanager zich ziek? Dan cancel je zijn of haar afspraken voor die dag. Moet er voor morgen een vergaderlocatie met lunch geregeld worden? Jij zorgt dat dit in no time is georganiseerd. Verder regel je alles voor nieuwe medewerkers en handel je bestellingen af. Je verwerkt en verzendt offertes en rapporten en stukken ter ondertekening, ondersteunt bij externe communicatie en zorgt ervoor dat rapporten gepubliceerd en gedistribueerd worden. Je zorgt voor professionele correspondentie met klanten en partners. Je bewaart altijd het overzicht, zowel voor jezelf als de afdelingsmanagers. En zie je dat iets beter kan? Laat het horen. Wij waarderen het als je meedenkt.

Als managementassistent(e) bij DSS ben je daarnaast onderdeel van een team van zo’n 15 collega management assistenten die werken voor verschillende afdelingen. Het is een hecht en professioneel team dat elkaar ondersteunt, helpt en elkaar onderling vervangt bij afwezigheid.

Jij bent de afdelingsmanager en je andere collega’s vaak net een stapje voor. Doordat je kunt plannen en prioriteren als de beste, proactief werkt, ziet wat er moet gebeuren en snel schakelt tussen verschillende taken. En is iets niet haalbaar? Dan communiceer je dat helder en eerlijk en ook onder druk blijf je kalm. Daarbij toon je oprechte interesse in je collega’s, die – mede door jouw optimistische instelling, relativeringsvermogen en humor – graag naar jou komen om iets te vragen. Vanwege jouw “lichte allergie” voor bureaucratie zie jij het als een positieve uitdaging om verschillende processen soepeler te laten lopen. Je komt je afspraken na en vindt het geen punt om soms wat langer door te werken, als er een spoedklus tussendoor komt.

Wat je verder meebrengt:

• Minimaal een afgeronde MBO opleiding.
• Minimaal 3 jaar ervaring als (afdelings) secretaresse of management assistant.
• Je bent 24 uur per week (3 dagen) beschikbaar
• Je bent proactief, leergierig, vlot in de mondelinge en schriftelijke communicatie (zowel Nederlands als Engels) en accuraat.
• Goede beheersing van Microsoft Office systemen, zoals Outlook en Word en waar nodig bereid om bij te scholen.

Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris tussen € 2.500,- en € 3.250,- (afhankelijk van je kennis en ervaring), vakantiegeld (8%), een dertiende maand (8,33%) en een flexbudget (5,58% + €180), krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.

Daarnaast kun je bij TNO een ‘menu’ aan arbeidsvoorwaarden samenstellen dat bij jouw persoonlijke situatie past. Wat je ook mag verwachten:

• Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.
• Mogelijkheid om cursussen, opleidingen en workshops te volgen en congressen te bezoeken, en coaching als je daar behoefte aan hebt.
• 33 vakantiedagen (bij een fulltime dienstverband).
• Een werkgever die divers talent waardeert en stimuleert, met initiatieven als het Female Leadership Programma, onze Rainbow Community en round tables over inclusiethema’s.
• Een uitgebreide en flexibele mobiliteitsregeling, inclusief volledige vergoeding van openbaar vervoer voor woon-werk en zakelijke reizen.
• Gezellige activiteiten met je team en andere TNO'ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.
• Flexibele werktijden, de mogelijkheid om parttime (32 of 36 uur) te werken en de mogelijkheid om thuis te werken.
• Een goede pensioenregeling.

Lees hier uit welke arbeidsvoorwaarden je verder kunt kiezen.

Bij TNO innoveren we voor een gezonder, veiliger en duurzamer leven. En voor een sterke economie. Sinds 1932 ontwikkelen wij kennis en technologie voor het algemeen belang. We vinden elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en we zijn gedreven om grenzen te verleggen. Voor jouw talent en ambitie is er alle ruimte en ondersteuning. Je werkt samen met mensen die aan je gewaagd zijn, die jou inspireren én van jou willen leren. Onze state-of-the-art-faciliteiten zijn er om jouw visie te verwezenlijken. Wat je bij TNO doet, doet ertoe: impact maakt het verschil. Want met elke innovatie draag je bij aan het leven van morgen. Lees meer over TNO als werkgever.

Bij TNO stimuleren we een inclusieve werkomgeving, waar jij jezelf kunt zijn. Wat je verhaal ook is en welke unieke eigenschappen je ook meebrengt. Juist door onze unieke krachten en perspectieven te bundelen zijn we in staat om innovaties te ontwikkelen die een wezenlijk verschil maken in de samenleving. Meer weten? Lees welke stappen wij zetten op het gebied van diversiteit en inclusie.

Reageren kan tot en met 16 mei 2024. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes, waarvan de eerste ronde staat gepland op 22 mei 2024. In een laatste gesprek bespreken we de arbeidsvoorwaarden die je zelf samenstelt. We streven ernaar de hele procedure binnen vier weken af te ronden.

Een online assessment en referentiecheck kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Als je bij ons komt werken vragen wij je ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.

Omdat je ook gaat werken voor opdrachtgevers in het defensie- en veiligheidsdomein is het noodzakelijk dat de AIVD een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) afgeeft. Daarom onderga je vooraf een veiligheidsonderzoek. Meer informatie daarover lees je hier.