Management Assistent

Binnen TNO-Vector zoeken we secretariële ondersteuning voor de afdeling Strategic Business Analyse (SBA) in Den Haag. In deze functie ondersteun je de afdeling met diverse secretariële en administratieve werkzaamheden. Deze baan is afwisselend: Je switcht tussen verschillende taken en kijkt proactief mee waar je inzet nodig is. Hoe je je dag indeelt bepaal je voor een groot deel zelf. Daarnaast stem je regelmatig af met de andere management assistenten binnen TNO Vector.

Als managementassistent vervul je een sleutelrol in het faciliteren van het management van de afdeling, waarbij je het overzicht houdt en zorgt voor een soepele voortgang in de werkzaamheden. Jij put energie uit samenwerking en staat open voor vragen van je TNO-collega’s. Belangrijke taken zijn onder meer:

• Agendabeheer: Je beheert agenda’s van twee managers en plant de vergaderingen en bijeenkomsten van de afdeling.
• Organiseren van vergaderingen: Je bereidt vergaderingen voor, bent aanwezig, notuleert en houdt actiepunten bij voor opvolging.
• Plannen en organiseren: Afspraken inplannen en opvolgen (zoals interviews voor projecten, grote groepen samenbrengen, afstemming met andere secretariaten, faciliteiten organiseren); Ontvangst van mensen.
• Projectondersteuning / oplevering: Spellingscontrole op documenten; Workshop materialen creëren; drukwerk en rapporten opmaken en volgens template opleveren.

In deze rol is het essentieel dat je zelfstandig kunt werken en goed kunt plannen en prioriteren en hierover communiceert. Je bent proactief, ziet wat er moet gebeuren en kunt gemakkelijk schakelen tussen verschillende taken.

• Je brengt waardevolle competenties mee, waaronder een aanstekelijke proactieve houding en sterke sociale en communicatieve vaardigheden. Verder kan je goed plannen en organiseren, werk je nauwkeurig en ben je een betrouwbare en behulpzame collega.
• Als management assistent bent je een ‘spin in het web’, een centraal punt van contact voor de afdeling van 50 medewerkers. Collega’s en partners weten jou te vinden voor vragen en ondersteuning. Als primair aanspreekpunt werk je voornamelijk op kantoor; een dag per week thuiswerken behoort tot de mogelijkheden. Hierdoor ben jij altijd op de hoogte van wat er speelt en kan je anderen voorzien van de juiste informatie en weet je je collega’s goed en snel te helpen bij het oplossen van problemen en het ondersteunen van (administratieve) processen.
• Sociale en communicatieve vaardigheden: Je komt te werken in een werkomgeving waar veel onderling wordt samengewerkt. In je werk onderhoud je contact met verschillende collega's, managers en klanten. Daarom vinden wij het belangrijk dat jij sociaal bent en helder kan communiceren, zowel mondeling als schriftelijk, in het Nederlands en Engels. Deze vaardigheden helpen je in het opbouwen en onderhouden van goede werkrelaties.

Uitdagend én afwisselend werk met serieuze impact. En volop kansen, want bij TNO heb je grotendeels zelf de regie over je carrière. Naast een bruto (fulltime) maandsalaris tussen € 2.900,- en € 4.000,- (afhankelijk van je kennis en ervaring), vakantiegeld (8%), een dertiende maand (8,33%) en een flexbudget (5,58% + €180), krijg je alle mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.

Daarnaast kun je bij TNO een ‘menu’ aan arbeidsvoorwaarden samenstellen dat bij jouw persoonlijke situatie past. Wat je ook mag verwachten:

• Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving, met topexperts als collega’s.
• Mogelijkheid om cursussen, opleidingen en workshops te volgen en congressen te bezoeken, en coaching als je daar behoefte aan hebt.
• 33 vakantiedagen (bij een fulltime dienstverband).
• Een werkgever die divers talent waardeert en stimuleert, met initiatieven als het Female Leadership Programma, onze Rainbow Community en round tables over inclusiethema’s.
• Een uitgebreide en flexibele mobiliteitsregeling, inclusief volledige vergoeding van openbaar vervoer voor woon-werk en zakelijke reizen.
• Gezellige activiteiten met je team en andere TNO'ers. Zo leer je snel veel mensen kennen.
• Flexibele werktijden, de mogelijkheid om parttime (32 of 36 uur) te werken en de mogelijkheid om thuis te werken.
• Uitgebreid verhuispakket voor internationale sollicitanten.
• Een goede pensioenregeling.

Lees hier uit welke arbeidsvoorwaarden je verder kunt kiezen.

Bij TNO innoveren we voor een gezonder, veiliger en duurzamer leven. En voor een sterke economie. Sinds 1932 ontwikkelen wij kennis en technologie voor het algemeen belang. We vinden elkaar in verwondering en vindingrijkheid, en we zijn gedreven om grenzen te verleggen. Voor jouw talent en ambitie is er alle ruimte en ondersteuning. Je werkt samen met mensen die aan je gewaagd zijn, die jou inspireren én van jou willen leren. Onze state-of-the-art-faciliteiten zijn er om jouw visie te verwezenlijken. Wat je bij TNO doet, doet ertoe: impact maakt het verschil. Want met elke innovatie draag je bij aan het leven van morgen. Lees meer over TNO als werkgever.

Bij TNO stimuleren we een inclusieve werkomgeving, waar jij jezelf kunt zijn. Wat je verhaal ook is en welke unieke eigenschappen je ook meebrengt. Juist door onze unieke krachten en perspectieven te bundelen zijn we in staat om innovaties te ontwikkelen die een wezenlijk verschil maken in de samenleving. Meer weten? Lees welke stappen wij zetten op het gebied van diversiteit en inclusie.

Reageren kan tot en met 10 mei 2024. De sollicitatieprocedure bestaat uit twee gespreksrondes. In een laatste gesprek bespreken we de arbeidsvoorwaarden die je zelf samenstelt. We streven ernaar de hele procedure binnen vier weken af te ronden.

Een online assessment en referentiecheck kunnen onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Als je bij ons komt werken vragen wij je ook een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.